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南水北调东线江苏水源有限责任公司公文处理办法

2016年11月22日 浏览次数: 字体:[ ] 视力保护色:

第一章 总 则

第一条 为了推进南水北调东线江苏水源有限责任公司(以下简称“公司”)公文处理工作科学化、规范化、制度化,根据《党政单位公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则(试行)》(苏办发〔2012〕37号)和公司工作实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于公司本部、子分公司、工程建设管理单位和委托管理单位的公文处理工作。

第三条 本办法所称公文,是公司在工程建设管理、运行管理、资产经营和日常工作中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 各单位(部门)应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,指定专人负责公文处理工作。

第七条 公司综合部是公司公文处理的归口管理部门,主管公司的公文处理工作,并对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。凡以公司名义的发文,上级单位来文、下级单位及相关单位的来文,由综合部统一收发。公司各部门(单位)应指定专人负责公文管理工作。

第二章 公文种类

第八条 公司的公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(二)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,任免人员。

(五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(六)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,答复上级单位的询问。

(七)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(八)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(九)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序编号。涉密公文应当标明份号,一般用6位阿拉伯数字表示。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。涉密公文密级和保密期限由公文承办单位在拟稿时标明。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度,分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文紧急程度由公文承办单位在拟稿时标明。

(四)发文单位标志。分为两种,一种由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成,另一种直接使用发文单位全称或规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称;并用联合发文单位名称时,一般应使主办单位名称排列在前。

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。公司代字由综合部按照行政、党务、群团统一编列;年份一律用阿拉伯数字加方括号表示;序号按年度由综合部统一编录。发文字号置于文件字头之下、红线之上(函件字号处红线之下居右)。联合行文时,使用主办单位的发文字号。公司发文具体按职能用“苏水源综、苏水源计、苏水源工、苏水源财、苏水源管、苏水源资、苏水源调、苏水源党、苏水源函、苏水源传”为代字。以公司综合部名义制发的正式行文用“苏水源综办”为代字。公司部门函件按“苏水源综函、苏水源计函、苏水源工函、苏水源财函、苏水源管函、苏水源资函、苏水源调函、苏水源党函”格式自行编号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上报的公文,应同时标注各联合发文单位的签发人。拟请上级机关批转的文件,要同时报送代拟写的批复稿,并按附件标注办法附“代拟稿”。

(七)标题。一般由发文单位全称或规范化简称、公文事由和文种组成。联合行文单位较多时,标题中的发文单位名称可简化为主办单位名称加“等部门”字样。转发文件时,如原标题过长,可根据文件内容重新确定标题。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。有多个附件的,应在各附件首页的左上角编注附件序号。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。公司发文可署“南水北调江苏水源公司”。

(十二)成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发日期。联合行文和会签文,署最后签发单位负责人的签发日期。电报以发出日期为准。

(十三)印章。公文除纪要、电报可以不加盖印章外,应当加盖印章。联合上行文,发文单位署名只有主办单位时,可以只加盖主办单位印章。联合下行文时,所有联署行文单位均须加盖印章。用印页(发文单位署名页)如无正文,应标注“此页无正文”字样。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”和要求有关单位处理的公文应当在成文日期和印章下,在附注处标明联系人姓名和联系方式,应当加圆括号标注。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件首页应标注“附件”字样。有两个或两个以上的附件时,应注明顺序号(如“附件:1.XXX”)。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。附件一般与主件合订发送,如需单独装订,应在附件首页标明主件的发文字号,与主件同时发送。被转发的公文,不属于附件。被转发公文的发文单位标志、抄送单位、印发单位和印发日期等不再标注。

(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的上级、下级和无隶属关系的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的具体版式按照《党政单位公文格式》国家标准执行(GB/T 9704-2012),(模板附后)。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等,按照国家有关标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应同时抄送被越过的上级单位。

第十五条 向上级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上只主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。

(二)下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级单位。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

(五)请示事项涉及其他部门(单位)业务范围时,应经过协商并取得一致意见后上报;未经协商,不得上报。

(六)受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一上级单位。

第十六条 向下级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。向同级和下级单位的重要行文,应当抄送相关主管机关(单位)。

(二)公司主办的发文,如涉及两个及两个部门(单位)职权范围内事项,如部门(单位)意见有分歧,不得分别对下行文,应取得一致意见后向下行文。经充分协商后不能取得一致的,报公司领导协调或裁定。

(三)向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

第十七条 公司各部门,除综合部外不得以部门名义对外正式行文;确因工作需要,应当以综合部名义发文。
公司各部门的非正式行文,以部门便函形式发文。

第十八条 各部门以综合部名义对外正式行文的范围:

(一)在部门职责范围内对相关单位部门商洽工作及其他业务性事项。

(二)就涉及相关业务政策、规章、法规等事项,征求有关单位的相关部门意见。

(三)回复有关单位综合部门就涉及相关业务政策、规章、法规等征求意见的事项。

(四)在部门职责范围内对有关单位布置专项工作。

(五)各部门召开的计划内年度专业会议通知。

(六)其他有必要以综合部名义对外明确的事项。

第五章 公文拟制

第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条 公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级单位的指示,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,全面、准确地反映实际情况,分析问题实事求是,所提措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,拟稿部门(单位)必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)部门(单位)负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(八)拟制紧急公文,应有充分原因,急件应跑签。

(九)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文先引标题,后引发文字号;引用外文及缩写应当注明中文含义;引用日期须具体写明年、月、日,年份用四位阿拉伯数字表示,月、日不编虚位。

(十)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三和第四层用仿宋体字标注。

(十一)使用规范化简称,非规范化简称须在第一次使用时注明。公司规范化简称为“南水北调江苏水源公司”。

(十二)除部分结构序数和在词组、惯用词作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(十三)起草公文的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。

(十四)起草公文时,拟办人应签署姓名和完整日期。

第二十一条 拟稿部门(单位)审核应当做到:

(一)确有行文必要。

(二)内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策以及上级有关文件精神;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接。

(三)主送及抄送单位是否合适。

(四)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商达成一致。会签部门及会签顺序是否合适。

(五)由拟稿部门(单位)相关负责人审核,审核公文应当签署姓名和完整日期;会签公文由所有会签部门(单位)的负责人会签,应当签署姓名和完整日期。

第二十二条 凡以公司及公司综合部名义制发的公文送有关领导签发之前,必须由公司综合部进行审核。综合部应确定人员负责文稿审核工作。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
  (二)是否符合党和国家政策。
  (三)是否符合公司工作规则要求,符合公司领导批示精神。
  (四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否符合有关规定;密级、印发传达范围等是否恰当;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
  (五)拟文至会签步骤是否全部完成。
  (六)密级的确定和文件紧急程度。
  (七)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
  第二十三条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回拟稿部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,应与原拟稿部门协商或请其修改重新报送。
  第二十四条 以公司名义制发的公文,由公司相关领导审签。属于全局性及重大问题的公文和上行公文,由公司相关领导审核后,送公司主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章 公文办理

第二十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
  第二十六条 收文办理主要程序是:
  (一)签收。由综合部专门人员负责公文签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。发现问题,须及时向发文单位查询,并采取相应的处理措施。
  (二)登记。收文后,对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
  (三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
  (四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报公司领导批示或转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
  (五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握并记录公文去向,避免漏传、误传和延误。除领导同志有指示外,不应将公文在领导同志之间自行横传。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,紧急或重要公文应当由专人负责及时催办,一般公文应当定期催办,督促承办部门按期办结。各部门承办的上级领导批示件和交办事项,应尽快办结。需要签复的电传、电报等,一般应在2至3个工作日内作出答复;会签性文件,一般应在5个工作日会签完毕。特殊情况,如征求意见稿或需要讨论研究的问题等可视情况,在文件规定的具体时间内办复;上级交办的查办性公文,一般应在15个工作日内办结,对有特殊要求的,要特事特办,及时报告查办结果。对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文,主办部门应报请公司领导同意后,及时向来文单位和综合部说明延期原因;对需要部门联合办理的文件,主办部门要主动牵头,协办部门要积极配合。重要的紧急公文,主办部门负责人可及时召集有关部门协商;对确认不属本部门承办的文件,应及时退给综合部并说明理由,不要积压或自行处理。
  (七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
  第二十七条 发文办理主要程序是:
  (一)复核。
  1.在公文正式印制前,拟搞部门应当进行复核。应当重点对审批、签发、校对手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等进行复核。经复核需要对文稿作实质修改的,应当报原签批人复审。
  2.核稿中发现问题的处理:认为不必要发文的,应提出意见,征得拟稿部门同意,将文稿退回。如拟稿部门不同意,则提出意见,提请公司领导审定;文稿涉及有关部门应会签而未会签的,将文稿退回拟稿部门补办会签手续;对文稿中的一般问题(如文种使用不恰当,文字表述不准确等)变动和修改,由核稿人负责;对文稿结构混乱需作较大的修改,由核稿人提出意见,退拟稿部门修改。
  (二)签发。
  1.公文经签发后,不得擅自修改。如确需修改,必须征得签发人的同意。
  2.以部门名义制发的函件,由部门主要负责人签发。
  (三)登记。对复核后的公文,应及时办理发文登记,包括编排发文字号,记录发文单位、签发人和签发时间,确定分送范围和印制份数等。
  (四)用印。
  1.公司印章由综合部设专人保管并按规定使用。联合发文时如需套用印模,由制文部门到综合部办理借还手续,并负责印模在使用期间的安全。
  2.以公司名义制发的公文,应当在公司领导签发后用。
  (五)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。印制文件时,必须以经领导签发的原稿为依据,按照原稿内容打印。打印的文件应符合公文规定格式,字迹排列整齐、清晰,版面的安排美观大方。
  (六)发送。
  1.凡以公司名义发出的公文由拟稿部门自行发送。发送公文资料时,收文单位有份数要求的,应当按照要求办理。
  2.发送一般文件一般通过邮局发出;重要公文、紧急公文可由拟办部门派人直接传送;明传电报和机要传真电报的发送,由综合部负责办理。
  3.涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递,通过密码电报、加密传真或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装,加贴密封签或加盖密封章。
  第二十八条 公司各部门以公司名义制发的正式行文由各拟稿部门按公司统一规定的发文字号编顺序,统一使用公司文件红头纸印发;传真电报用公司电报纸印发;公司各部门以综合部名义制发的正式行文由各拟稿部门按公司统一规定的发文字号编顺序号,统一使用“南水北调东线江苏水源有限责任公司综合部文件”红头纸印发;公司各部门对外非正式行文行文由各部门按规定自行编排序号,盖部门印章,统一使用“南水北调东线江苏水源有限责任公司”红头纸印发。
  第二十九条 拟制、修改和签批公文,应当使用钢笔或签字笔,不得使用铅笔和圆珠笔或使用红色、蓝色墨水书写,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线以外书写。

第七章 公文立卷、归档

第三十条 发文和收处的公文办结后,各承办部门应当及时将公文定稿、正本(一式三份)、有关附件、有关签报和批示等附属材料收集齐全完整,统一交综合部存档。部门制发的电子文件定稿后同时复制综合部存档。传真件应复印后存档。公文的整理(立卷)、归档,由各部门(单位)指定专人负责。
  第三十一条 公文立卷归档应遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,保证公文的齐全、完整,按照规定整理、归档,便于保管和利用。个人不得保存应当归档的公文。
  第三十二条 与公文有密切关系的音像制品及公司日常工作中形成的会计核算材料的立卷、归档按照有关规定执行。
  第三十三条 两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的,在履行其所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

第八章 公文管理

第三十四条 公司公文由综合部专职人员和各部门兼职人员统一管理。
  第三十五条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
  公文的密级需要变更或者解除的,由确定密级的单位或者其上级单位决定。
  第三十六条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
  第三十七条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级单位批准。密码电报不得翻印、复制。复制、汇编的公文视同原件管理。
  复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
  第三十八条 公文的撤销和废止,由发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
  第三十九条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
  第四十条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文,必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
  第四十一条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。
  第四十二条 工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。新设立的部门(单位或临时机构)应当向综合部提出发文立户申请。经审查符合条件后,列为发文单位。部门(单位或临时机构)合并或者撤销时,相应进行调整。

第九章 附 则

第四十三条 法规、规章方面的公文,依照有关规定办理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十四条 本办法由公司综合部负责解释。
  第四十五条 本办法自发布之日起施行。以往发布的有关公文处理工作的文件规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。

 



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