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南水北调东线第一期工程档案管理规定

2016年11月22日 浏览次数: 字体:[ ] 视力保护色:

第一章 总 则

第一条 为规范南水北调东、中线第一期工程档案管理,维护工程档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥工程档案在工程建设、管理、运行和利用等方面的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《重大建设项目档案验收办法》以及国家有关档案工作规范和标准,结合南水北调东、中线第一期工程建设管理实际,制定本规定。

第二条 南水北调东、中线第一期工程档案是指该两项工程设计、建设、验收、试运行阶段等工程建设与管理工作中形成的、具有保存价值的不同形式的历史记录。南水北调东、中线第一期工程档案是国家档案资源的重要组成部分。

第三条 南水北调东、中线第一期工程档案管理应按照统一领导、分级管理的原则,建立、健全工程档案管理体系,确保工程档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 工程档案管理是南水北调工程建设管理的重要组成部分。在南水北调东、中线第一期工程建设中,工程档案管理应纳入工程建设管理程序、工作计划及合同管理,与工程建设管理同步实施。

第五条 南水北调东、中线第一期工程建设各有关单位应建立工程档案管理工作领导责任制和相关人员岗位责任制,并明确工程档案管理机构,配备必要人员及设施、设备,统筹安排工程档案管理工作所需资金,建立健全工程档案管理的各项规章制度,保证工程档案管理有序进行。

第六条 工程档案管理必须严格执行国家保密法律、法规,确保工程档案实体与信息的安全。

第七条 本规定适用于南水北调东、中线第一期主体工程建设项目。配套工程建设项目可参照执行。

第二章 管理体制

第八条 在国家档案行政管理部门的监督、指导下,国务院南水北调工程建设委员会办公室(以下简称“国务院南水北调办”)负责南水北调东、中线第一期工程档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导,组织工程档案工作。

第九条 在所在地省级档案行政管理部门的监督、指导下,省(直辖市)南水北调办事机构应做好职责范围内的工程档案工作。江苏省、山东省南水北调办事机构负责本省南水北调东线第一期工程项目档案管理的检查和指导工作;北京市、天津市、河北省、河南省南水北调办事机构负责本省(直辖市)建管机构承担建设的南水北调中线第一期工程委托项目档案管理的检查和指导工作;湖北省南水北调办事机构负责汉江中下游补偿工程项目档案管理的检查和指导工作。上述办事机构参与或受国务院南水北调办委托组织有关的南水北调东、中线第一期工程设计单元工程项目档案的验收工作。

第十条 项目法人对所负责建设的工程(包括直接管理项目、代建项目、委托管理项目)档案管理负总责,包括:建立健全工程档案管理规章制度和业务规范,明确工程档案管理经费渠道,设置工程档案管理机构,配备工程档案管理专职人员,配置工程档案管理设施;负责接收和统一管理所辖工程建设项目的档案;负责对直接管理项目建设管理单位和代建、委托项目建设管理单位的工程档案工作进行管理和监督、检查;负责组织工程项目合同验收阶段的有关工程档案专项验收工作。

第十一条 项目法人直接管理的项目建设管理单位,代建、委托项目建设管理单位具体负责项目档案的收集、整理、归档工作,并按规定向项目法人移交。项目各参建单位(包括设计、施工、监理等单位),负责所承担项目的档案收集、整理、归档工作,并按规定向项目建设管理单位移交。

第三章 档案管理

第十二条 南水北调东、中线第一期工程档案应与工程建设实施同步管理。签订合同、协议时,应对工程档案收集、整理、移交提出明确要求和违约责任;检查工程进度与施工质量时,应同时检查工程档案的收集、整理情况;在进行工程验收时,应同时审查、验收工程档案的归档情况。

第十三条 工程档案是衡量工程质量的重要依据,是工程成果的组成部分。凡未按档案管理要求完成归档任务或工程档案质量不合格的项目,建设管理单位可暂扣工程保证金,并督促责任方完成归档任务,直到满足档案归档要求为止。

第十四条 各单位应加强工程档案基础业务建设,积极采用新技术,开展工程档案信息化工作,建立工程档案数据库,开发工程档案信息资源,提高工程档案管理现代化水平,为工程建设与管理服务。

第十五条 项目法人应按时向国务院南水北调办报送《南水北调东、中线第一期工程建设档案管理情况登记表》、《南水北调东、中线第一期工程建设项目档案管理登记表》(见附件1、2)。

第十六条 各单位应对在工程档案工作中做出突出成绩的部门和人员,给予表彰和奖励。对于违反本规定的单位或个人,上级主管部门可采取通报批评等方式限期整改;对逾期未改,并负有直接责任的领导和具体负责人,上级主管部门可视具体情况予以处分。触犯档案法律法规,造成严重后果的,依法追究法律责任。

第四章 档案的整理与归档

第十七条 工程各参建单位负责对所承建部分文件材料的收集、整理,在合同验收、设计单元工程完工验收前,应完成对有关文件材料的收集、整理、归档工作。归档文件材料须交监理单位审查,并签署鉴定意见。工程档案通过验收后由各参建单位按规定移交给项目建设管理单位,项目建设管理单位将档案移交项目法人,交接双方应认真履行交接手续。

第十八条 工作调动时未交清有关应归档文件材料的人员,不得办理调动手续。任何个人或部门均不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十九条 项目法人应依据国家有关规定,结合工程项目实际制订出相应的工程档案分类编号方案、归档范围及保管期限,并报国务院南水北调办备案。

第二十条 工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种,长期为16—50年(含50年)、短期为15年以下。长期保管的档案实际保管期限不得低于工程项目的实际寿命,短期保管的档案在工程全线通水前应予保存。

第二十一条 案卷应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)的要求。归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T 10609.3-1989)要求统一折叠。

第二十二条 竣工图必须真实反映工程建设的实际。施工单位应做好变更文件材料的收集、整理、归档,按有关规定编制竣工图。竣工图标题栏已标明竣工图的可不加盖竣工图章,但应加盖监理审核章,由施工图编制为竣工图的,编制单位需加盖竣工图章(竣工图章、监理审核章式样见附件3)。施工图变更较多,幅面超过35%的应重新绘制竣工图。要严格履行审核签字手续,监理单位要审核把关,相关负责人要逐张签名并填写日期,每套竣工图应附编制说明、鉴定意见和目录。

第二十三条 各单位应指定专人负责反映工程项目建设过程的图片、照片(包括底片或电子文件)、胶片、录音、录像等声像材料的整理、注释,并附以详细的文字说明。南水北调东、中线第一期工程建设中的隐蔽工程、重大事件、事故,必须有声像材料。

第二十四条 电子文件应与纸质文件同时归档,并符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)。

第二十五条 工程档案的收集、归档以设计单元工程为归档单位,必要时可以单位工程为归档单位。

第二十六条 归档文件材料的份数由项目法人根据实际情况确定,设计单元项目完工文件一般不得少于3套。设计单元工程完工验收主要报告、结论性文件和竣工图纸报国务院南水北调办1套。

第五章 档案的验收与移交

第二十七条 工程档案验收是工程项目竣工验收的重要组成部分。未经工程档案验收或工程档案验收不合格的项目,不得进行工程项目的竣工验收。工程档案验收应在设计单元工程验收3个月之前完成。

第二十八条 工程项目合同验收阶段的有关档案专项验收由项目法人负责组织和主持;设计单元工程项目完工验收阶段的档案专项验收由国务院南水北调办或其委托的省(直辖市)南水北调办事机构负责组织和主持;南水北调东、中线第一期主体工程总体竣工验收的档案专项验收由国务院南水北调办会同国家档案局组织。

第二十九条 工程档案专项验收组组成:

(一)工程项目合同验收的有关档案专项验收,由项目法人、项目建设管理单位等档案管理部门组成;

(二)设计单元工程项目竣工验收的档案专项验收,由国务院南水北调办或其委托的单位、有关省(直辖市)南水北调办事机构档案管理部门和工程项目所在地省级档案行政管理部门等组成;

(三)南水北调东、中线第一期工程总体竣工验收的档案专项验收,由国家档案局、国务院南水北调办、有关省(直辖市)南水北调办事机构、工程项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成;

(四)工程档案验收组人数为不少于5人的单数,组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第三十条 工程档案正式验收前,项目法人应先组织工程参建单位和有关人员,根据本规定和档案工作的相关要求,对工程档案收集、整理、归档情况进行自验。在确认工程档案的内容与质量达到要求后,应向工程档案专项验收组织单位报送工程档案自验报告,提出工程档案验收申请,并填报《南水北调东、中线第一期工程档案验收申请表》(见附件4)。

第三十一条 工程档案专项验收组织单位在收到申请后,如有必要可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定。对具备工程档案验收条件的项目,应成立工程档案专项验收组。

第三十二条 申请工程档案验收应具备下列条件:

(一)工程项目主体工程和辅助设施已全部按照设计建成,能满足设计和生产运行要求;

(二)工程项目试运行考核合格;

(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;

(四)基本完成了工程档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第三十三条 工程档案验收以验收组织单位召开验收会的形式进行。验收组全体成员参加会议,工程建设有关单位(设计、施工、监理、管理、质检)的人员列席会议。

第三十四条 工程档案验收工作的步骤、方法与内容:

(一)项目法人或有关责任单位汇报工程建设概况和工程档案管理工作情况;

(二)监理单位汇报工程档案质量的审核情况;

(三)对验收前已进行工程档案检查评定的工程项目,还应听取被委托单位的检查评定意见;

(四)验收组根据工程建设规模,按有关规定采用质询、现场抽查、抽查案卷的方式检查档案。抽查档案的数量不应少于100卷。抽查重点是项目初设阶段文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等;

(五)验收组对工程档案质量进行综合评价;

(六)验收组形成并宣布工程档案验收意见;

(七)验收组织单位以文件形式正式印发工程档案专项验收意见。

第三十五条 工程档案验收意见应包括以下内容:

(一)工程项目建设概况;

(二)工程档案管理情况,包括:工程档案管理的基础工作,工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,工程档案的种类、数量,工程档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价;

(三)存在问题、整改要求及建议;

(四)工程档案专项验收结论性意见和工程档案专项验收组成员签字表。

第三十六条 工程档案验收结果分为合格和不合格。工程档案专项验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。工程档案验收合格的项目,由工程档案专项验收组出具工程档案验收意见;工程档案专项验收不合格的项目,工程档案专项验收组提出整改意见,要求工程建设管理单位(法人)对存在的问题进行限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并按本规定第三章第十六条的规定追究相关部门和人员的责任。

第三十七条 工程档案移交应在工程验收之后的15日内提出书面申请,并在申请确认后的1个月内办理完成移交手续。相关单位按照本规定第四章规定的工程档案归档内容和要求确定应移交的单位和数量。

第六章 附 则

第三十八条 有关省(直辖市)南水北调办事机构、南水北调各项目法人单位可依据本规定制定相关的实施细则。

第三十九条 本规定由国务院南水北调办负责解释。

第四十条 本规定自公布之日起施行。

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